Oct 13
    2017

    上班族要出人头地,先掌握云科技!

    更新:Monday, October 23, 2017 6:46 pm
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    今日打开手机,当中九成的App即和云科技有关。我们在Facebook中所写的每则留言、所拍下的每张照片,都将永远记录在云端的大数据里。云科技已经融入我们的生活,更闯进职场,唯有善用它的人才不落人后。Bill推荐数个能直接影响工作效率的云科技,提高你的职场管理术。


    GOOGLE DRIVE

    GOOGLE DRIVE
    对Android手机用户来说,它绝对是我们最容易接触到的云端App,因为它早已预设在系统里,与Google Search或YouTube等家族软件同在,并且上传速度流畅。贯彻Google一向的简约设计风格,Drive的使用界面十分容易上手,可上传备份的档案从文件、图片至音频,来者不拒。

    虽然免费提供的云空间仅有15GB,但对于一般仅使用文字档,或者处理数据的白领来说,可谓绰绰有余。除非从事设计或工程行业的工作者,便要考虑付费购买额外空间,100GB每月收费RM8.49,而最高的空间容量高达30TB,每月收费则是RM1,000以上。

    激发工作潜力的5大功能:
    1 共享资源
    作为云端App,共享资源的功能当然不可或缺,我们可建立一个文件夹,将工作团队所需的资源全部放入其中,让大家浏览或修改内容。至于谁有权利做出修改,则由档案的主人赋予各人不同层次的权利而定——这方面可说体现了职场的阶级之分。此外,我们亦可选择仅向某个人分享档案。

    2 离线浏览
    虽然是云端App,Drive仍然提供离线浏览档案的功能,只要记得提前点选Available offline的选项,就不担心去到网络欠佳又找不到Wifi的地方,忽然在客户面前无法顺利打开档案,束手無策。必须说明,所有在离线状态下所编辑的文件,都得等到重新连线的时候,文件才会自动备份。

    3 照片转成PDF
    在主界面按下“+”符号能够发现Scan功能,它看似摄影,其实是让人将所拍下的页面转化为网络通用的PDF档,从而避免让别人浏览的时候,其文字和图片排版变得面目全非,而保持不变。此外,它可一键切换至Google Docs或Photos的捷径也显得一脉相承、理所当然,但在处理私人照片的时候,切勿大意分享给你的工作团队“大开眼界”。

    4 档案分类排列
    有时文件夹所包罗的档案种类太多,这时便可选择分类排列,以便一目了然。如果档案的名字有中文和英文之分,那么以名字排列即可一举划分出不同的语言。如今马来西亚各个领域与中国客户的来往越来越频繁,这样的名字分类法将十分方便浏览。基本上Drive手机版与桌面版的操作界面非常贴近,只要用过任何一方,要驾驭另一方亦轻驾就熟。

    5 追踪修改历史
    魔鬼藏在细节里,我们对每项档案所做过的改动,其实都被云端记录在案。当一份文件由数个同事共同编辑的情况下,云记录的功能就被发挥出来了。在档案选项的右上角有个i字图标,点击之后便能浏览它们的前世今生。例如同事A与同事B在某时某刻修改了文章的内容,那么这个动作便将记录在列表中,无所遁形。反过来看,这也证明了自己有办过事的。

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